Euroopan komissio ehdottaa asiakirjoihin liittyvän byrokratian vähentämistä

Euroopan komissio ehdottaa kansalaisiin ja yrityksiin kohdistuvan byrokratian vähentämistä esimerkiksi tilanteissa, joissa syntymätodistuksen kaltaisilta julkisilta asiakirjoilta edellytetään erityistä hyväksyntää, jotta se voidaan katsoa aidoksi toisessa EU-maassa

Toiseen jäsenvaltioon muuttavat kansalaiset joutuvat tällä hetkellä käyttämään runsaasti aikaa ja rahaa osoittaakseen, että heidän omassa maassaan annettu julkinen asiakirja (esimerkiksi syntymä- tai vihkitodistus) on aito. Toisen maan viranomaiset saattavat esimerkiksi edellyttää nk. apostille-todistusta osoitukseksi siitä, että asiakirja tai siinä oleva allekirjoitus on oikea. Samat ongelmat koskevat myös EU:n sisämarkkinoilla kansainvälistä kauppaa käyviä yrityksiä. Niiden on kansainvälisessä toiminnassaan esimerkiksi usein toimitettava useita oikeaksi todistettuja julkisia asiakirjoja todistukseksi yhtiömuodostaan. Nämä vaatimukset ovat peräisin ajalta, jolloin valtiot hyväksyivät julkisen asiakirjan ainoastaan, jos se tuli toisen maan ulkoasiain- tai oikeusministeriöltä tai muilta viranomaisilta.

Nykyään kuitenkin esimerkiksi yhdessä EU-maassa tehty tuomioistuimen päätös pätee muissakin jäsenvaltioissa. Samoin meidän olisi voitava luottaa muissa jäsenvaltioissa toimiviin todistuksia antaviin viranomaisiin ilman erillistä ulkoasiainhallinnon vahvistusta. Tämän vuoksi Euroopan komissio ehdottaa tänään, että toisessa jäsenvaltiossa asuvalta ja työskentelevältä henkilöltä poistetaan apostille-todistusta koskeva vaatimus sekä eräitä muita julkisten asiakirjojen todistamista koskevia monimutkaisia hallinnollisia muodollisuuksia.

Komission tänään
esittämien ehdotusten mukaan kansalaisten ja yritysten ei enää tarvitse
esittää kalliita ”laillistettuja” versioita tai ”oikeaksi todistettuja”
käännöksiä virallisista asiakirjoista esimerkiksi kiinteistöä tai
yritystä rekisteröitäessä, naimisiin mennessä tai oleskelukorttia
hakiessa. Kaksitoista asiakirjaluokkaa
jätetään ehdotuksessa automaattisesti apostille- ja
laillistamisvaatimusten ulkopuolelle; nykyään niiden piirissä on EU:ssa
vuosittain noin 1,4 miljoonaa asiakirjaa. Vaatimusten poistaminen
säästää EU:n kansalaisilta ja yrityksiltä jopa 330 miljoonaa euroa, ja
samalla säästytään ajanhukalta ja muilta haitoilta.

Uusilla säännöillä ei kuitenkaan ole vaikutuksia näiden asiakirjojen sisällön tunnustamiseen tai vaikutuksiin.
Sääntöjen tarkoituksena on vain auttaa julkisten asiakirjojen aitouden
todistamisessa, ja niiden avulla voidaan todeta esimerkiksi, onko
allekirjoitus aito tai missä ominaisuudessa sen allekirjoittanut
virkamies on toiminut. Julkiset asiakirjat on hyväksyttävä
vastavuoroisesti jäsenvaltioissa ilman ylimääräisiä
todisteluvaatimuksia.

Lisäksi
komissio ehdottaa, että käyttöön otetaan kaikilla EU:n virallisilla
kielillä laaditut vapaaehtoiset monikieliset vakiolomakkeet, jotka
koskevat syntymää, kuolemaa, avioliittoa, rekisteröityä parisuhdetta ja
yhtiön tai muun yrityksen oikeudellista muotoa ja edustajia ja joita
kansalaiset ja yritykset voivat käyttää kansallisten julkisten
asiakirjojen sijasta ja samoin ehdoin (ks. liitteet). Näin kansalaiset
ja yritykset eivät joutuisi huolehtimaan kääntämisestä tai siihen
liittyvistä kustannuksista. Lomakkeiden suunnittelun perustana ovat
olleet tietyt kansainväliset yleissopimukset.

Ehdotuksessa on säännöksiä myös petosten
estämiseksi. Jos kansallisella viranomaisella on perusteltu syy epäillä
tiettyä asiakirjaa, jäsenvaltiot voivat tarkistaa sen aitouden sen
antaneelta jäsenvaltiolta käytössä olevan sisämarkkinoiden
tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) kautta.

Lisätietoa