Oikeusturvailmoitus on tarpeen myös siksi, että vakuutusehtojen mukaan asia on vanhentunut, jos riidan alkamisesta tai rikosasiassa haasteen tiedoksisaannista on ilmoituksen tekohetkellä kulunut yli kolme vuotta.
Hakemusvaiheessa on esitettävä selvitys vastapuolen suhtautumisesta asiaan ja siitä, millä perusteella asia on riitautettu. Esimerkiksi riidattoman saatavan periminen ei kuulu vakuutuksen piiriin.
Oikeusturvahakemuksesta tulee siten käydä ilmi asian tai jutun sisältö, osapuolten suhtautuminen asiaan, tuomioistuin, jossa juttu hoidetaan sekä jutun hoitoon oleellisesti liittyvät muut asiat. Vakuutusyhtiöillä on valmiita lomakkeita oikeusturvan hakemista varten. Oleellisia liitteitä hakemukseen ovat luonnollisesti haasteasiakirjat ja syytekirjelmät.
Vakuutusyhtiöt toivovat kulujen jakamistilanteeseen liittyen, että hakemuksesta ilmenisi asianajajan muiden samassa jutussa olevien päämiesten ja heidän vakuutusyhtiöidensä nimet sekä jutun taloudellinen intressi varsinkin sen ollessa erittäin vähäinen.
Poikkeukselliset toimet
Mikäli päämies edellyttää asian tavanomaiseen hoitoon kuulumatonta epätavallista toimenpidettä, on tästä neuvoteltava etukäteen myös vakuutusyhtiön kanssa. Poikkeuksellisina toimina pidetään esim. oikeudellisia asiantuntijalausuntoja, asiamiehen vaatimista osallistumaan yhtiökokouksiin sekä päämiehen "ylimääräisiä" yhteydenottoja asiamieheen.
Johtuen eri oikeusturvavakuutusten ehtojen vaihtelevasta sisällöstä, on ennen oikeudellisen lausunnon hankkimista ja asiamiehen osallistumista erilaisiin yhtiökokouksiin siis syytä aina neuvotella vakuutusyhtiön kanssa toimenpiteen korvattavuudesta oikeusturvavakuutuksesta.
Jos kaikki toimet eivät ole jutun hoidon kannalta välttämättömiä, on asiamiehen ja päämiehen sovittava, haluaako päämies asiamiehen ryhtyvän toimenpiteisiin, jotka hän joutuisi itse kustantamaan. Esimerkkinä mainittakoon päämiehen "ylimääräiset" yhteydenotot asiamieheen.
Siirtokirjan toimittamisesta ja jutun lopputuloksen selvittämisestä vakuutusyhtiölle
Oikeusturvaehtojen mukaan vakuutettu on velvollinen siirtämään hänelle tuomitut oikeudenkäyntikulukorvaukset vakuutusyhtiölle. (Vakuutettu ei siis tietenkään saa kulujaan korvatuksi sekä vastapuoleltaan että vakuutuksesta). Siirron voi toimittaa joko erillistä siirtokirjaa käyttäen tai kirjoittamalla täytäntöönpanokelpoiseen pöytäkirjaan siirto kulujen osalta.
Vakuutusyhtiöitä kiinnostaa aina myös asiakkaansa jutun lopputulos. Informaatio tästä voidaan toimittaa kätevimmin pöytäkirjanotteena tai -jäljennöksenä siirtokirjan ja asianajolaskun yhteydessä.
Kokonaispalkkiolaskutus
Oikeusturvavakuutuksen perusteella maksetaan tarpeelliset ja kohtuulliset kustannukset jutun hoidosta. Pääpaino on asianajopalkkioiden yleisillä ohjeilla ja niiden pääsäännöllä:
"Asianajajan palkkio määräytyy kustakin toimeksiannosta sen vaatiman työn määrän ja laadun mukaan. Lisäksi otetaan huomioon tehtävän vaikeusaste ja kysymyksessä olevan etuuden arvo ja merkitys".
Vakuutusyhtiön maksettavaksi tulevasta laskusta tulee ilmetä tehdyt toimenpiteet mahdollisimman tarkasti. Lasku laaditaan samaa kaavaa noudattaen kuin mitä asianajopalkkioiden yleisten ohjeiden kohdassa 10 on määrätty:
" Asianajajan on annettava päämiehelleen lasku, missä tarpeen mukaan yksilöitynä mainitaan asiassa suoritetut toimenpiteet sekä asian aiheuttamat suoranaiset kulut...".
